طريقة كتابة خطاب عمل

خطاب العمل هو مستند رسمي غالبًا ما يتم إرساله من شركة إلى أخرى أو من شركة إلى عملائها ، وموظفيها ، وأصحاب المصلحة ، على سبيل المثال ، وتستخدم خطابات العمل للمراسلات المهنية بين الأفراد أيضًا ، وعلى الرغم من أن البريد الإلكتروني قد أصبح أكثر أنواع المراسلات شيوعًا ، إلا أن خطابات الأعمال المطبوعة لا تزال تستخدم في العديد من أنواع المراسلات المهمة والخطيرة ، بما في ذلك الرسائل المرجعية والتحقق من التوظيف وعروض العمل والمزيد .

ويمكن أن تكون كتابة رسالة أعمال فعالة مهمة سهلة المتابعة ، طالما أنه يتم الالتزام بالقواعد الموضوعة للتخطيط واللغة ، ويجب إدراك أن المستلم يقرأ قدرًا كبيرًا من المراسلات على أساس منتظم ، وسيفضل الرسائل التي يتم تنفيذها جيدًا ، والتي تكون خالية من الأخطاء المطبعية والأخطاء النحوية ،  وهناك قاعدة جيدة للتجربة تتمثل في تدقيقها مرتين ثم مراجعة زميل لها للتأكد من عدم تفويت أي شيء .

اقسام خطاب العمل

يجب أن يلتزم كل قسم من الرسالة بالتنسيق المناسب ، بدءًا من معلومات الاتصال الخاصة بالكاتب وتلك الخاصة بالمستلم ؛ تحية ؛ ونص الرسالة ؛ والخاتمة ؛ وأخيرا التوقيع .

تنسيق خطاب العمل

فيما يلي تنسيق خطاب الأعمال التقليدي ، مع نصائح حول كيفية تطويرها استنادًا إلى العلاقة مع القارئ وما هي النتيجة المرجوة .

معلومات الاتصال الخاصة بالكاتب

الاسم  ، والمسمى الوظيفي ، والشركة ، والعنوان ، والمدينة ، الدولة الرمز البريدي ، والرقم تليفون ، وعنوان البريد الإلكتروني ، والتاريخ .

معلومات اتصال المستلم  

الأسماء ، واللقب ، والشركة ، وعنوان الشركة ، والمدينة ، الدولة الرمز البريدي ، والتحية .

استخدام ” لمن يهمه الأمر ” ، إذا لم يتم التأكد من الذي تتوجه إليه.

استخدام التحية الرسمية ” عزيزي السيد / السيدة / د. [ اسم العائلة ] ، ” إذا كان المستلم معروف .

استخدام “عزيزي [ الاسم الأول ] ” فقط إذا كان هناك علاقة غير رسمية بين المرسل والمستلم .

المتن

يتم استخدام الأسطر المفردة ذات المسافة المضافة بين كل فقرة ، بعد التحية ، وفوق الخاتمة ، يجب جعل الغرض من الرسالة واضحًا من خلال لغة بسيطة ومستهدفة ، مع الحفاظ على فقرة الافتتاح موجزة ، ويمكن أن تبدأ بـ ” أنا أكتب بالإشارة إلى . . . ” ، ومن هناك يتم فقط التواصل مع ما تحتاج إلى قوله ، ويجب أن تتضمن الفقرات التالية معلومات تعطي القارئ فهمًا كاملاً لهدفك ( أهدافك ) مع تجنب الجمل والكلمات الطويلة بلا داعٍ ، اجعلها موجزة للحفاظ على انتباههم ، وإذا كان النية هي إقناع المستلم بطريقة ما ، سواء كان ذلك لاستثمار الأموال أو إعطاء مرجعًا أو استئجار أو شراكة أو إصلاح مشكلة على سبيل المثال ، فإذا كان الهدف أن يراعي القارئ حدثًا خيريًا ، فيجب تحديد أي تداخل مع الأهداف الخيرية لشركته ، وإقناع القارئ بأن المساعدة ستكون مفيدة للطرفين ، وستزيد من فرصة الفوز بدعمهم .

يجب أن تكون الفقرة الختامية جملتين ، ويجب ببساطة تكرار سبب الكتابة وشكر القارئ على النظر في الطلب .

الخاتمة

بعض العبارات الجيدة لإنهاء الرسالة تشمل :

  • مع الاحترام لك .
  • تفضلوا بقبول فائق الاحترام .

إذا كانت الرسالة أقل رسمية فيجب في استخدام :

  • أتمنى لك كل خير .
  • شكرا .
  • مع تحياتي .

التوقيع

يجب على المرسل كتابة التوقيع أسفل الخاتمة وترك أربع مسافات فردية بين الخاتمة ، والاسم الكامل المكتوب ، والعنوان ، ورقم الهاتف ، وعنوان البريد الإلكتروني ، وأي معلومات اتصال أخرى موجودة .

  • التوقيع المكتوب بخط اليد .
  • الاسم الكامل المكتوب .
  • العنوان .

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى